caso práctico

Ahorrando tiempo y dinero gracias a la integración de servicios

A medida que crece un negocio, también lo hace su cartera inmobiliaria, incrementando la complejidad, los costes y, en algunos casos, las brechas en la calidad, seguridad y cumplimiento del Facility Management. Así es como ayudamos a una empresa multinacional líder en el sector de la ingeniería a ahorrar dinero, transformando radicalmente su enfoque de la gestión de instalaciones.

Saving time and money with Integrated Facility Services

Resultados

100

%

Actividad empresarial

13.80

%

de ahorro en costes asociados al Facility Management

+

7

millones de horas de servicio con tasa cero de accidentes (ratio LTIF)

+

4000

actividades de mantenimiento preventivo planificadas

+

330

proveedores reducidos

El cliente —una empresa de ingeniería global especializada en electrificación, robótica, automatización y movimiento— se dirigió a nosotros con un desafío. Sus instalaciones en India, que incluyen fábricas, oficinas y centros de visitas, estaban dirigidas por más de 330 proveedores diferentes repartidos por 43 instalaciones. Con tantos proveedores a bordo, para la empresa era cada vez más difícil gestionar los activos, los costes y la calidad. ¿Cómo podría ayudarles ISS a racionalizar y simplificar su Facility Management?

De muchos a uno

“Trabajar con múltiples proveedores es una tarea compleja para las empresas”, revela JK, director de la cuenta en ISS India. “Digamos que una organización tiene cinco oficinas. Cada una de ellas puede utilizar dos, tres o, incluso, cinco empresas de Facility Management (FM) diferentes. Estas empresas, a su vez, utilizan diferentes proveedores de servicios auxiliares de limpieza, mantenimiento, seguridad, catering o recepción. Con multitud de personas repartidas por multitud de instalaciones, no existe la estandarización, porque estas empresas no hablan entre sí y tampoco emplean tecnologías comunes para compartir el aprendizaje. Así que queda para el cliente la ardua tarea de gestionar todo eso”.

En 2017, el cliente decidió consolidar sus operaciones de FM, definir nuevos estándares de excelencia, gestionar mejor los riesgos y, por último, aunque no menos importante, reducir los costes. Pasaron de un modelo de externalización multiproveedor a uno único, y designaron a ISS India como su socio de integración de servicios (IFS).

Asegurando una transición fluida

Con tantos proveedores con los que establecer contacto, ISS tuvo que planificar la transición con mucho cuidado.

“Cuando comenzamos este viaje con el cliente, lo primero que hicimos fue acordar objetivos claros y niveles de servicio. Evaluamos los riesgos y cómo mitigarlos. Después, les proporcionamos un plan detallado para la transición y habilitación del servicio, así como una ruta de comunicación para la gestión de cambios”, explica el director de la cuenta.

Uno de los principales desafíos en la fase de planificación fue obtener una visión clara de los activos del cliente. “En algunos casos, no había datos sobre su equipamiento, en qué estado se encontraba o el coste de su gestión. Pero conseguimos recopilar esos datos y reunirlos en un único espacio, facilitando así las cosas al cliente para, por ejemplo, ejecutar informes de estado con un simple clic, algo que antes no podía hacer”.

El equipo, además de considerar los activos físicos en todas las ubicaciones del cliente, evaluar la preparación de los activos y trazar un plan de mantenimiento adecuado, también se ocupó de la contratación. “Nuestro plan de transición incluía identificar las habilidades necesarias a la hora de seleccionar y formar al personal. Teníamos que asegurarnos de que los equipos estuvieran integrados por personas que pudieran realizar múltiples tareas y trabajar con eficacia”.

Ofreciendo un servicio de ahorro de costes que realmente funciona

Este modelo de prestación directa, en el que ISS gestiona todos los servicios, incluida la contratación de personal, aporta un valor real al cliente.

“El modelo de prestación de servicios que diseñamos para el cliente era sencillo. Creamos una plataforma común para que todas las sedes pudieran compartir buenas prácticas, lo que nos permitía gestionar todos los detalles de los 43 centros del cliente. Todas las solicitudes pasan por nuestro servicio central de asistencia y, gracias a ello, podemos supervisarlo todo y mejorar constantemente la eficiencia del servicio. Lo más importante es que el cliente pueda acceder a la información esencial de las instalaciones, que ahora está centralizada en un solo espacio, lo cual es mucho más efectivo”.

Los resultados hablan por sí solos. Al pasar a un único proveedor, el cliente ha conseguido reducir los costes y mejorar su eficiencia, además de disfrutar de una visión clara de todos sus activos.

Preparación para una asociación en el campo de la integración de servicios

ISS simplifica los servicios de Facility Management para miles de clientes, muchos de ellos organizaciones multinacionales. A las empresas que están considerando una solución de proveedor único, JK les ofrece este consejo para ayudarles a prepararse.

“Es necesario definir claramente el objetivo empresarial y los resultados deseados a partir del servicio”, explica. “También deben identificarse los riesgos de pasar de un tipo de servicio a otro, asegurándose de contar con la estructura organizativa adecuada. Por último, hay que recopilar la mayor cantidad de datos posible sobre los activos, su estado y los costes actuales. Todos estos datos se utilizarán como punto de partida en la definición de un servicio que apoye a la empresa y crezca con ella”.

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