Colaboraciones que funcionan: claves para una alianza efectiva con tu proveedor de servicios

Establecer relaciones positivas y colaborativas con quienes prestan servicios en los espacios de trabajo es esencial para crear entornos laborales que realmente inspiren. Estas alianzas han evolucionado con el tiempo. Antes, la relación entre proveedor y cliente era mucho más transaccional y, a veces, incluso compleja. Hoy en día, las cosas han cambiado: los lugares de trabajo se han convertido en una herramienta estratégica para el rendimiento organizacional. Las empresas buscan ahora contratos que no solo generen valor, sino que también fomenten la colaboración para alcanzar mejores resultados.

Cuando se gestionan adecuadamente, los contratos de externalización deben beneficiar tanto a la organización cliente como a quien presta el servicio, y la confianza es un elemento esencial. Estos son los cuatro pasos clave para llevar a cabo una colaboración efectiva y exitosa entre una organización y su proveedor de servicios de workplace.

1. Establecer un propósito común
Existen diversos marcos colaborativos que pueden ayudar a fortalecer las asociaciones desde el principio, asegurando una estructura sólida que favorezca la eficiencia, los buenos resultados y una relación sostenible y de alto rendimiento.

El primer paso es crear una ‘declaración de propósito común’. Este proceso colaborativo busca establecer una dirección compartida, una especie de estrella guía que tenga significado para todas las personas que trabajan en la organización. Cuando se acompaña de principios y comportamientos que ambas partes —quien contrata y quien presta el servicio— promueven activamente, se refuerza el compromiso mutuo y se alinean las prioridades.

La participación crece cuando las personas sienten que serán tratadas con respeto y equidad. Un modelo basado en incentivos puede ser especialmente eficaz, recompensando el éxito en lugar de penalizar el bajo desempeño. En este contexto, la tecnología y los datos son herramientas clave para medir resultados y establecer un acuerdo comercial mutuamente beneficioso.

2. Centrarse en la resolución de problemas
Cuando surgen desafíos, los talleres o workshops colaborativos y los incentivos para resolver problemas permiten anticiparse a posibles fallos, identificar oportunidades y generar soluciones innovadoras. Esto puede implicar desde cambios de mentalidad en los equipos directivos —como reemplazar el “pero” por el “y” en las conversaciones— hasta acciones tácticas como introducir una nueva tecnología o una experiencia personalizada.

Sea cual sea el reto, es importante contar con un proceso adecuado para la resolución conjunta de problemas. Cuando aparece un problema, lo primero que hacen los equipos —tanto del cliente como del proveedor— es sentarse a revisar si algún comportamiento acordado falló o contribuyó a la situación. No se busca culpabilizar a nadie, lo cual representa una forma muy distinta de abordar los desafíos cotidianos en la prestación de servicios.

3. Defender las prioridades clave
No es posible construir una alianza sólida en la gestión de servicios sin comprender a fondo qué espera lograr la organización cliente. Para ello, es esencial que el proveedor colabore estrechamente, ayudando a clarificar e incluso a cuestionar lo que realmente se necesita, y traducirlo en resultados que generen valor compartido.

Una encuesta reciente de ISS a más de 200 clientes reveló que la relación calidad-precio sigue siendo la prioridad principal. No obstante, también se valoran mucho las alianzas con organizaciones comprometidas con la sostenibilidad ambiental, social y de buen gobierno (ESG). Además, se destaca el interés por colaborar con proveedores capaces de atraer y retener talento, y de generar datos útiles que permitan tomar mejores decisiones.

En este sentido, comprender las necesidades reales de cada cliente es esencial para construir relaciones duraderas. Cuando se cumple con los resultados que se han acordado de forma conjunta, la respuesta suele ser positiva, y eso se refleja en la continuidad de las alianzas. En ISS iberia por ejemplo, la tasa de fidelización de clientes supera el 95%. 

4. Innovar con tecnología inteligente y soluciones centradas en las personas
Con una relación sólida y un contrato adecuado, se abren muchas posibilidades. Al implementar soluciones tecnológicas basadas en hipótesis, se pueden generar datos y análisis eficaces mediante procesos estructurados que fomentan la innovación constante.

En un mundo donde se produce una enorme cantidad de datos, el verdadero desafío está en saber dónde está el valor. A medida que las organizaciones adoptan modelos híbridos, es esencial entender qué factores generan compromiso, atracción y fidelidad. El análisis conjunto de datos que antes estaban aislados permite descubrir nuevas oportunidades, iniciativas y resultados.

En un contexto de cambio constante en el sector de los servicios, el futuro del sector pasa por construir relaciones sólidas basadas en la confianza, el conocimiento compartido y los datos. Además, la capacidad innovadora de ISS reside en su equipo humano. Fomentar la curiosidad en el liderazgo, por ejemplo, permite anticiparse a las necesidades de cada cliente. Y el modelo operativo de la empresa marca la diferencia: una prestación de servicios con personal propio, que permite comprender de forma natural la conexión entre el servicio y la persona que lo recibe.

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